5 Langkah Mudah Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 Dalam Perusahaan Anda

Memiliki Sertifikat ISO 9001:2015 Menjadi Persyaratan Pelanggan

Seperti yang terjadi pada banyak perusahaan lain, belakangan ini Anda mungkin mendapatkan informasi dari pelanggan atau calon pelanggan Anda bahwa mereka mensyaratkan semua supplier mereka menjalankan sistem manajemen mutu dan mememiliki sertifikat ISO 9001:2015.

Pelanggan atau calon pelanggan Anda tersebut mungkin juga telah memberikan tenggat waktu bagi Anda untuk segera menerapkan sistem manajemen mutu dan mendapatkan sertifikat dalam waktu 6 bulan kedepan, atau mereka akan mencari supplier lain. Untuk memenuhi persyaratan tersebut, Anda mungkin telah membeli Buku Standard ISO 9001:2015 dan membacanya secara detail. Namun yang terjadi adalah semakin Anda membaca, semakin Anda merasa bingung. Bahkan saat Anda telah selesai membaca Buku Standard tersebut, Anda belum tahu sedikit pun bagaimana penerapannya dalam perusahaan Anda.

Berikut kami jelaskan Langkah Mudah menerapkan dan memperoleh sertifikasi ISO 9001 untuk membantu Anda menerapkan ISO 9001:

Langkah 1: Gap Analysis (Kriteria ISO 9001:2015 vs Existing Sistem Manajemen Mutu Perusahaan)

Perusahaan baru ataupun perusahaan lama, kecil maupun besar, pasti memiliki aktivitas terkait upaya menjaga kualitas produk dan jasa yang dihasilkan. Aktivitas tersebut dalam persentase tertentu tergantung masing-masing perusahaan telah memenuhi sebagian dari kriteria ISO 9001. Dengan melakukan Gap Analysis, akan terlihat persentase pemenuhan perusahaan Anda terhadap Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Secara lebih rinci, Gap Analysis bertujuan untuk:

1. Melihat sejauh mana perusahaan Anda telah menerapkan aktivitas menjaga kualitas produk dan jasanya berbanding dengan kriteria-kriteria manajemen mutu ISO 9001.
2. Untuk mengidentifikasi area fungsional di perusahaan Anda yang memerlukan perhatian lebih agar nanti dapat sesuai dengan kriteria ISO 9001.
3. Untuk menunjukkan kepada manajemen perusahaan Anda di mana ISO 9001 akan mengarah pada perbaikan nyata.

Untuk melakukan Gap Analysis, Anda memerlukan sebuah tools Gap Analysis (umumnya berupa file excel) yang berisi 285 kriteria ISO 9001:2015 untuk mengevaluasi perusahaan Anda.

Langkah 2: Penyusunan Dokumen ISO 9001:2015

Penyusunan dokumen ISO 9001 adalah langkah yang paling sulit jika Anda belum memiliki atau menggunakan template dokumentasi yang baik. Namun akan sangat membantu jika perusahaan Anda telah memiliki template Standard Operational Procedure beserta form-form pendukungnya. Secara umum, ISO 9001 mengharuskan Anda mengembangkan dokumentasi sebagai berikut:

1. Catatan identifikasi isu eksternal dan isu internal yang ada pada perusahaan Anda
2. Catatan identifikasi kebutuhan dan harapan pihak yang terkait dengan bisnis Anda
3. Peta bisnis proses
4. Kebijakan mutu
5. Struktur organisasi
6. Identifikasi risiko dan peluang perbaikan dalam setiap proses bisnis Anda
7. Sasaran mutu
8. Program komunikasi
9. Prosedur Manajemen

• Prosedur Identifikasi Risiko dan Peluang Perbaikan
• Prosedur Manajemen Perubahan
• Prosedur Pengendalian Dokumen
• Prosedur Audit Internal
• Prosedur Tinjauan Manajemen
• Prosedur Tindakan Koreksi

1. Prosedur Inti (tergantung proses operasional masing-masing perusahaan). Secara umum:

• Prosedur Marketing
• Prosedur Operation/ Produksi
• Prosedur Quality Assurance
• dll

1. Prosedur Pendukung (tergantung proses operasional masing-masing perusahaan). Secara umum:

• Prosedur Finance, Accounting, Tax
• Prosedur Purchasing
• Prosedur HRD&GA

Dokumentasi ISO 9001 sangat penting dan harus memenuhi semua persyaratan ISO 9001: 2015. Jika anda belum memiliki template dokumen-dokumen diatas sama sekali, Anda dapat mempelajari secara online atau dapat meminta bantuan konsultan ISO 9001 dalam penyusunannya.

Langkah 3: Training & Implementasi ISO 9001:2015

Implementasi ISO 9001 akan melibatkan karyawan di perusahaan Anda. Dasar dalam implementasi tersebut adalah dokumentasi ISO 9001 yang sudah Anda susun dan kembangkan pada Langkah 2. Secara umum Anda akan melakukan hal sebagai berikut:

1. Melatih karyawan perusahaan Anda dalam memahami persyaratan ISO 9001,
2. Memperkenalkan dokumentasi yang telah Anda susun dan kembangkan,
3. Meminta karyawan Anda untuk meninjau dan menyempurnakan proses kerja mereka sendiri dan menulis instruksi kerja mereka sendiri sesuai dengan template yang sudah Anda miliki pada Langkah 2.

Jika Anda belum terlalu memahami implementasi ISO 9001 dan belum memiliki kepercayaan diri untuk memberikan pelatihan langsung kepada karyawan, Anda dapat meminta bantuan konsultan ISO 9001 untuk memberikan pelatihan kepada karyawan Anda.

Langkah 4: Internal Audit ISO 9001:2015

Melakukan audit internal tidak hanya sebagai persyaratan wajib ISO 9001:2015 (klausul 9.2) tetapi juga akan membantu Anda memverifikasi bahwa sistem manajemen mutu ISO 9001 yang baru diimplementasikan di perusahaan Anda bersifat operasional dan sudah terlaksana, serta bahwa setiap kekurangan diidentifikasi dan kemudian diperbaiki. Penerapan ISO 9001 tidak harus 100% lengkap ketika Anda memulai audit internal ISO 9001, karena pada dasarnya audit yang dilakukan bertujuan untuk membantu menyempurnakan penerapan ISO 9001 dalam perusahaan Anda. Pada langkah ini, Anda dapat melakukan:

1. Mengatur program audit internal ISO 9001 Anda (biasanya tercantum dalam Prosedur Internal Audit pada Langkah 2)
2. Melakukan audit internal ISO 9001 sesuai prosedur yang telah disusun pada Langkah 2.

Untuk melakukan Audit Internal, Auditor harus memenuhi kompetensi dalam melaksanakan Audit. Anda dapat meminta bantuan konsultan ISO 9001 untuk melatih tim internal auditor Anda sebelum mereka melakukan audit.

Langkah 5: Sertifikasi ISO 9001:2015

Mencapai sertifikasi ISO 9001 adalah tujuan Anda, dan sekarang Anda hanya selangkah lagi sebelum dapat merasakan banyak manfaat dari sertifikasi yang Anda raih. Untuk dapat lulus audit sertifikasi ISO 9001, Anda harus:

1. Memiliki dokumentasi ISO 9001 yang telah diaudit oleh tim internal auditor Anda.
2. Memastikan bahwa dokumentasi yang telah Anda susun dan kembangkan pada Langkah 2 telah terimplementasi dengan baik dalam perusahaan Anda.
3. Membantu mempersiapkan karyawan perusahaan Anda dalam menghadapi Audit dari badan sertifikasi yang Anda tunjuk.

Dalam menjalankan langkah-langkah diatas, Anda dapat melakukannya secara otodidak namun perlu komitmen tinggi, usaha keras, dan dukungan dari pihak-pihak terkait. Anda dapat meminta bantuan konsultan ISO 9001 untuk meringankan usaha dan menambah keyakinan Anda bahwa perusahaan telah menerapkan seluruh kriteria dan persyaratan sehingga layak mendapatkan sertifikat ISO 9001:2015. Dengan meraih sertifikat ISO 9001:2015, perusahaan Anda akan dapat menikmati banyak manfaat. Salah satunya adalah menambah marketing advantage perusahaan Anda. Pada Artikel berikutnya, kami akan menjelaskan manfaat langsung sertifikasi ISO 9001:2015 bagi perusahaan Anda.

Terimakasih,

Abdul Qahar Musachir
ISO Consultants HLS Series